Communication Plan

KONU

AMAÇ

İŞ

ARAÇ

SORUMLU

FAALİYET

ÜYELER

Etkin ve işlevsel bir üye veri tabanı oluşturarak haberleşme verimliliğini arttırmak.

Yeni Üye

Yeni üye kaydı MERSİS –TSBS ve TOBB Üye Programı

Genel Sekreterlik

Ticaret Sicili

Odamızın yeni üye kayıt müracaatlarında; istenilen evrakların tamamlanması sonrası, firmanın Ticaret Sicilinde tescili yapılmaktadır.Ticaret Siclinden verilen Ticaret Sicili Tasdiknamesi ve ilgili belgelerin tamamlanması neticesinde, Yönetim Kurulu Kararı ile sicil numarası verilerek sonuçlandırılmaktadır.

Üye Bilgilerinin Güncellenmesi

MERSİS-TSBS - TOBB Üye Programı

Ticaret Sicili

Oda Sicili

Üyeler iletişim bilgileri değişikliklerini bildirmekle yükümlüdürler. Üyelerden gelen talep dilekçeleri doğrultusunda güncellemeleri düzenli olarak yapılmaktadır. Ayrıca, üyenin her türlü adres, telefon, faks ve mail adresleri yıl içerisinde yapılan Üye Memnuniyet ve Bilgi Güncelleme formu ile güncellenir.

Üye Mevcut Durum Tanımlanması

MERSİS-TSBS - TOBB Üye Programı

Genel Sekreterlik

Mali İşler

Oda Sicil

Her yıl ocak ayı içinde üyelerin borç durumları ve vergi kayıtları kontrol edilmekte ve askıya alınacak üyeler belirlenmektedir. Askıya alınan üyenin aidat tahakkukları durdurulmaktadır.

ÜYELERE BİLGİ AKTARIMI ve HABERLEŞME

Üyelerimizle etkin iletişim için onlara ulaşmak ve Oda haberlerinin zamanında duyurulması.

İnteraktif iletişim

Web Sitesi

Genel Sekreterlik-Kalite ve Akreditasyon-Ticaret Sicli-Mali İşler-Oda Sicil

Sektörü ilgilendiren güncel ve akademik konularda bilgi sağlamak, Odada yaşanan gelişmeleri duyurmak, Üyelerimizi doğrudan ilgilendiren tüm faaliyetler ( eğitim, seminer, konferans, toplantı vs. ) anında duyurulmaktadır. Üyelerimiz için faydalı bazı linkler ve bilgiler de sitemizde yer almaktadır.

Sözlü iletişim

Telefon-Yüz yüze görüşme

Tüm Personel

Her personelin masasında telefonu bulunmakta ve üye ilgili personelle kolaylıkla irtibata geçebilmektedir. Üyelere bilgi aktarımında da (üyelik işleri, toplantı, davet v.b.) telefon kullanılmaktadır.

Yazılı iletişim

Faks

Tüm Personel

Oda’nın özel faks hattı ve güncel teknolojiye sahip faks cihazı bulunmaktadır. Herhangi bir faaliyet duyurusu, yazışma vb. durumlarda etkin bir şekilde kullanılmaktadır.

Yazılı iletişim

Posta, Kargo

Tüm Personel

Üyelerle ilgili her türlü yazışma ve aidat duyuru evrakları vb. belgeler için gereğine göre posta kargo veya kurye hizmetleri kullanılarak dağıtılmaktadır.

Özel iletişim

SMS,e-posta

Genel Sekreterlik-

Kalite ve Akreditasyon-

Oda Sicili

Üyelerin bilgiye daha kolay ve verimli ulaşabilmesi için tasarlanan SMS sistemi ile, Üyelerimizi doğrudan ilgilendiren tüm faaliyetler ( eğitim, seminer, konferans, toplantı vs. ) anında duyurulmaktadır. Ayrıca önemli haberler ( vefat, kaza, hastalık vs ) üyelerimize SMS ile bildirilmektedir.

Özel iletişim

Poster ve Broşürler

Kalite Akreditasyon

Basın Yayın

Gerekli ve Özel durumlarda kitle iletişimi etkinliklerinde duyuru amacıyla basılı materyaller hazırlanmaktadır.

Oda Yayınları

Yıllık Faaliyet Raporu, Dergi Ekonomik ve Sektörel Rapor, Stratejik Plan

Tüm Personel

Odamız düzenli olarak bu yayınları çıkartmakta, oda web sitesi ile duyurulmaktadır. Yıl içerisindeki gerçekleşen Oda faaliyetleri, resim yazı, grafik ve tablolarla kitapçık şeklinde hazırlanarak, yıllık faaliyet raporu olarak üyelere web sitesi ile dağıtımı yapılmaktadır.

Medya iletişimi

Yerel/Ulusal Gazete/Televizyon

Genel Sekreterlik-Basın Yayın

Üyelerimiz için önem arz eden duyurular, önemli Oda haberlerini ve bölgemizi ilgilendiren önemli bilgilendirmeleri duyurmak için yerel ve ulusal basın kullanılmaktadır.

Kitlesel İletişim

Toplantı, seminer, konferans vb.

Tüm personel

Üyelerimiz için önem arz eden konularda uzmanların katılacağı toplantılar, seminerler, konferanslar ve çeşitli organizasyonlar yıl içinde sürekli olarak düzenlenmektedir.

ÜYE TALEPLERİNİN ALINMASI

Kurumumuzu üyelerimizin beklentileri doğrultusunda geliştirmek ve kalitede müşteri memnuniyetini daim kılmak.

Hizmet sonrası değerlendirme

Hizmet Sonrası Üye Memnuniyeti Anketi

Kalite Yönetim Temsilcisi-Basın Yayın ve Oda Sicil

Odamız yılda bir kere tüm üyelere Üye Memnuniyet Anketi düzenlemektedir. Ayrıca Genel Sekreterliğin talimatı ile gerekli görüldüğü hallerde birden fazla uygulanabilir.

Doğrudan talep alınması

Şikayet-Öneri Teşekkür Kutusu, Web Sitesi, Sosyal Medya Hesapları

Tüm Personel

Binamıza Şikayet-Öneri- Teşekkür kutusu konulmuştur. Web sayfamızda üye şikâyet-istek-teşekkür-öneri bölümü bulunmaktadır. Sosyal medya hesaplarımızdan öneri-şikayetler alınmaktadır.

MEDYA HABERLEŞMESİ

Oda haberlerinin medya kanalı ile etkin bir şekilde duyurulması.

Medya bilgilendirme

Basın Bültenleri ve toplantıları, sosyal medya hesapları

Genel Sekreterlik-Basın Yayın

Odamızda yapılan faaliyetlerin duyuruları ve bilgilendirmeler için yerel ve ulusal, yazılı ve görsel basın için basın bültenleri hazırlanmaktadır. Oda facebook ve twitter hesaplarımız aracılığıyla tüm faaliyetlerimiz paylaşılmaktadır.

Medya direkt iletişim

Telefon, faks, elektronik posta, Ajans Press,Google Analitik

Genel Sekreterlik-Basın Yayın

Odamızda gerçekleştirilen faaliyetlerin görünürlüğünün sağlanması için yerel, ulusal ve yabancı basınla birebir irtibata geçilmekte ve bilgilendirilmektedirler. Odamız ile ilgi çıkan haberler arşivlenmektedir. Web sayfamızın aylık tıklanma oranları ve tıklanma sayılarını Google Analitik ile takip edilmektedir.

DİĞER KURUMLARLA HABERLEŞME

Başta TOBB olmak üzere diğer kurum ve kuruluşlarla iletişimimizi en üst seviyede tutmak.

TOBB ile haberleşme

Telefon, faks, elektronik posta, posta

Tüm Servisler

TOBB’den Odamıza ulaşan konular ve bilgilendirme yazıları, sektörde faaliyet gösteren üyelerimize duyurulmakta, TOBB tarafından düzenlenen eğitim programları ve etkinliklere katılım sağlanmaktadır.

Diğer kurumlarla haberleşme

Telefon, faks, elektronik posta, posta

Tüm Servisler

Odamız diğer kurumlarla iletişim kurmakta ve ortak organizasyon faaliyetleri düzenlemektedir.

Özel iletişim

Tüm Servisler

Odamızın diğer kurumlarla iletişiminde toplantı, ziyaret, veri paylaşımı, çalıştaylar, ortak akıl toplantıları gibi çalışmalar yapılmaktadır.

KURUM İÇİ HABERLEŞME

Oda organları ve çalışanları arasında etkin bir iletişim sağlamak

Personelin Bilgilendirmesi

Personel Toplantıları

Genel Sekreterlik

Tüm Personel

Oda Personelinin faaliyetler hakkında bilgilendirilmesi için yapılan toplantılar.

Kurullar arası iletişim

Organ Toplantıları

Genel Sekreterlik

Mali İşler

Odamızın Yönetim Kurulu, Meclis Kurulu,Meslek Komiteleri, Hesapları İnceleme Komisyonu toplantıları ile kurullar arası iletişim ve haberleşme sağlamaktadır.

Birimler arası iletişim

YGG

Tüm Servisler

Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantıları yılda bir defa yapılmaktadır. Ayrıca odamızda personel ve konu bazlı özel toplantılar yoluyla servisler arasında haberleşme sağlamaktadır.

Özel iletişim

Yüz yüze görüşme, telefon

Tüm Personel

Odamızda başta Genel Sekreter olmak üzere tüm idari kadro ve personel arasında açık kapı politikasıyla görüşme ortamı sağlanmaktadır.

Yazılı İletişim

Sirküler, elektronik posta

Tüm Personel

Odamızda tüm personelin kurumsal elektronik posta adresi mevcuttur. Elektronik posta yoluyla hızlı bir bilgilendirme ortamı sağlanmıştır.

Yayın Tarihi

Yayın No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Hazırlayan

Onaylayan

Kalite Sistem Onayı

12.08.2016

1

0

-

BEYZA SOĞUKPINAR

KENAN MİNTAŞ

BEYZA SOĞUKPINAR